Jak napisać notatkę prasową? Przewodnik dla początkujących i zaawansowanych

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak napisać notatkę prasową, która przyciągnie uwagę mediów, trafiłeś we właściwe miejsce. W tym artykule przeprowadzę Cię przez cały proces tworzenia skutecznej notatki prasowej – od zrozumienia jej istoty, przez zbieranie informacji i pisanie chwytliwego tytułu, aż po redakcję i wysyłkę. Nauczysz się, jak tworzyć zwięzłe, obiektywne treści i odpowiednio je formatować. Przygotuj się na to, by Twoje wiadomości trafiły na pierwsze strony gazet. Zaczynajmy przygodę z tworzeniem notatek prasowych!

Czym jest notatka prasowa?

Notatka prasowa to krótki tekst, który ma za zadanie przekazać mediom ważną informację o Twojej firmie, produkcie czy wydarzeniu.

Wyobraź sobie, że masz super ciekawą wiadomość i musisz ją przekazać znajomemu w windzie, zanim dojedziecie na 10 piętro. Tak właśnie działa notatka prasowa – krótko, konkretnie i na temat.

Dlaczego warto umieć ją napisać? Bo to Twoja przepustka do mediów! Dobra notatka może sprawić, że Twoja historia pojawi się w gazetach, na portalach internetowych czy nawet w telewizji. To jak darmowa reklama, tylko lepsza, bo ludzie bardziej ufają informacjom z mediów niż reklamom.

Notatka prasowa to nie tylko informacja – to narzędzie budowania relacji z mediami. Regularne wysyłanie dobrze napisanych notatek może sprawić, że dziennikarze zaczną postrzegać Cię jako wiarygodne źródło informacji.

Polecam także zaznajomić się z naszym przewodnikiem po artykułach sponsorowanych.

Przygotowanie do pisania

Zanim zaczniesz pisać, musisz dobrze się przygotować. To jak przed gotowaniem – najpierw zbierasz składniki, potem zaczynasz mieszać.

Co musisz wiedzieć?

• KTO jest bohaterem Twojej historii (firma, osoba, produkt)
• CO się wydarzyło (lub wydarzy)
• GDZIE to miało miejsce
• KIEDY to się stało (lub stanie)
• JAK to się stało
• DLACZEGO to jest ważne

Zbierz te informacje. Połowa roboty za sobą!

Kluczowe jest też określenie celu Twojej notatki. Chcesz poinformować o nowym produkcie? Zaprosić na wydarzenie? A może ogłosić ważną zmianę w firmie? Jasno określony cel pomoże Ci skupić się na najważniejszych informacjach.

Nie zapomnij o researchu. Sprawdź, czy podobne informacje nie pojawiły się już w mediach. Jeśli tak, zastanów się, jak Twoja wiadomość może się wyróżnić. Co nowego wnosisz do tematu?

Struktura notatki prasowej

Dobra notatka prasowa to nie poemat – ma swoją ściśle określoną strukturę. Oto ona:

• Tytuł: To Twój haczyk. Musi być chwytliwy, ale nie clickbaitowy. Przykład? „Lokalna firma stworzyła aplikację, która przewiduje korki. Kierowcy są w szoku!”
  • Tytuł to pierwsza rzecz, którą zobaczy dziennikarz. Musi być na tyle intrygujący, by zachęcić do dalszego czytania, ale jednocześnie informacyjny. Unikaj pustych frazesów i przesady. Staraj się zawrzeć w tytule główną informację lub benefit.
• Lead (wstęp): To pierwszy akapit, który odpowiada na najważniejsze pytania (kto, co, gdzie, kiedy). Musi być konkretny i zachęcać do dalszego czytania.
  • Lead to esencja Twojej notatki. Powinien zawierać najważniejsze informacje i być na tyle ciekawy, by dziennikarz chciał czytać dalej. Pamiętaj o zasadzie 5W+H (Who, What, When, Where, Why, How). Nie wszystkie te elementy muszą znaleźć się w leadzie, ale te najważniejsze – tak.
• Rozwinięcie: Tu wchodzisz w szczegóły. Opisujesz, jak to się stało, dlaczego to ważne, jakie będą konsekwencje.
  • W rozwinięciu możesz podać więcej szczegółów, kontekstu i tła wydarzenia. To miejsce na dodatkowe informacje, które uzupełniają główną wiadomość. Pamiętaj jednak, by zachować zwięzłość – każde zdanie powinno wnosić coś nowego i wartościowego.
• Cytat: Dodaj wypowiedź kogoś ważnego – szefa firmy, eksperta, zadowolonego klienta. To dodaje wiarygodności.
  • Cytat to sposób na ożywienie Twojej notatki. Daje ludzki wymiar historii i może dostarczyć ciekawego komentarza lub insightu. Upewnij się, że cytat jest autentyczny, zwięzły i wnosi coś do historii. Unikaj banalnych stwierdzeń.
• Zakończenie: Krótkie podsumowanie i informacja, gdzie można znaleźć więcej szczegółów.
  • W zakończeniu możesz przypomnieć najważniejsze punkty, podać informacje o kolejnych krokach lub zachęcić do dalszego kontaktu. To też dobre miejsce na call to action – np. zaproszenie na wydarzenie czy zachętę do wypróbowania produktu.
• Dane kontaktowe: Zawsze na końcu podaj, z kim można skontaktować się po więcej informacji.
  • Podaj imię i nazwisko osoby kontaktowej, jej stanowisko, numer telefonu i adres e-mail. Upewnij się, że ta osoba jest dostępna i gotowa do udzielenia dodatkowych informacji.

Krok po kroku: jak napisać notatkę prasową

OK, mamy strukturę, to teraz do dzieła!

1. Zacznij od najważniejszego: Użyj zasady odwróconej piramidy. Najważniejsze info na początek, detale na koniec.

Ta zasada wywodzi się z dziennikarstwa. Chodzi o to, by najważniejsze informacje umieścić na początku tekstu. Dzięki temu, nawet jeśli ktoś przeczyta tylko pierwszy akapit, dowie się najistotniejszych informacji.

2. Pisz prosto i zwięźle: Żadnego języka korporacyjnego czy żargonu.

Prostota języka to klucz do skutecznej komunikacji. Unikaj długich, skomplikowanych zdań. Staraj się, by każde zdanie niosło jedną główną myśl. Jeśli musisz użyć specjalistycznego terminu, wyjaśnij go prostymi słowami.

3. Bądź konkretny: Zamiast „wiele osób skorzystało z naszej usługi”, napisz „ponad 10 000 klientów skorzystało z naszej aplikacji w ciągu pierwszego miesiąca”.

Konkretne liczby, daty i fakty zwiększają wiarygodność Twojej notatki. Unikaj ogólników i niejasnych stwierdzeń. Jeśli coś można zmierzyć lub policzyć – zrób to i podaj dokładne dane.

4. Używaj cytatów: „Nasza aplikacja to jak crystal ball dla kierowców. Pokazuje przyszłość na drogach” – mówi Jan Kowalski, twórca aplikacji.

Dobry cytat może być kluczem do sukcesu Twojej notatki. Dziennikarze często szukają ciekawych wypowiedzi, które mogą zacytować w swoich artykułach. Upewnij się, że Twój cytat jest autentyczny, ciekawy i wnosi coś do historii.

5. Zakończ mocno: Podsumuj główne punkty i dodaj call to action, np. „Więcej informacji na www.tuadresstronywww.pl”.

Dobre zakończenie to nie tylko podsumowanie – to też zachęta do działania. Może to być zaproszenie na wydarzenie, link do strony na której znajduje się więcej informacjami, czy zachęta do wypróbowania produktu. Pamiętaj, by Twoja notatka miała jasny cel i prowadziła do konkretnego działania.

6. Styl i ton notatki prasowej

Pamiętaj, notatka prasowa to nie Twój osobisty blog. Tu chodzi o fakty, nie opinie. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak prowadzić bloga firmowego, zapraszam Cię tutaj.

7. Bądź obiektywny: Żadnego „najlepszy”, „niesamowity”, „rewolucyjny”. Niech fakty mówią same za siebie.

Obiektywizm to podstawa dobrej notatki prasowej. Unikaj przymiotników wartościujących i superlatywów. Zamiast pisać, że Twój produkt jest „najlepszy”, podaj konkretne dane, które to potwierdzą. Na przykład: „Nasza aplikacja skraca czas dojazdu średnio o 20 minut, co wynika z badań przeprowadzonych na grupie 1000 użytkowników”.

8. Unikaj żargonu: Jeśli musisz użyć specjalistycznego terminu, wyjaśnij go prostymi słowami.

Pamiętaj, że Twoja notatka może trafić do dziennikarzy z różnych dziedzin. To, co dla Ciebie jest oczywiste, dla innych może być niezrozumiałe. Jeśli musisz użyć specjalistycznego terminu, dodaj krótkie wyjaśnienie w nawiasie lub w kolejnym zdaniu.

9. Dostosuj styl do odbiorcy: Piszesz do branżowego magazynu? Możesz użyć bardziej specjalistycznego języka. Do lokalnej gazety? Trzymaj się prostoty.

Przed wysłaniem notatki, zastanów się, kto będzie jej odbiorcą. Inaczej napiszesz do specjalistycznego portalu technologicznego, a inaczej do lokalnej gazety. Dostosuj język i poziom szczegółowości do potencjalnego czytelnika.

Formatowanie tekstu

Twoja notatka prasowa musi być czytelna nie tylko dla oczu, ale i dla mózgu. Oto kilka trików:

• Krótkie akapity: Maksymalnie 2-3 zdania.

Długie bloki tekstu odstraszają czytelników. Krótkie akapity sprawiają, że tekst jest łatwiejszy do przeczytania i zrozumienia. Każdy akapit powinien skupiać się na jednej myśli lub informacji.

• Śródtytuły: Ułatwiają skanowanie tekstu.

Śródtytuły to jak drogowskazy w Twoim tekście. Pomagają czytelnikowi szybko zorientować się w treści i znaleźć interesujące go informacje. Używaj ich do wyróżnienia głównych sekcji notatki.

• Pogrubienia: Podkreśl najważniejsze informacje.

Używaj pogrubień z umiarem, by wyróżnić kluczowe fakty, daty czy liczby. Nie przesadzaj jednak – zbyt dużo wyróżnień może sprawić, że tekst stanie się nieczytelny.

• Wypunktowania: Świetne do list i zestawień.

Listy wypunktowane są świetne do prezentowania kilku powiązanych informacji. Ułatwiają szybkie skanowanie tekstu i zapamiętywanie kluczowych punktów.

Redakcja i korekta

Napisałeś? Super! Ale to dopiero początek. Teraz czas na szlifowanie diamentu.

• Przeczytaj na głos: Wyłapiesz niezgrabne sformułowania.

Czytając tekst na głos, łatwiej zauważysz nienaturalne zwroty czy zbyt długie zdania. To świetny sposób na sprawdzenie, czy Twój tekst brzmi naturalnie i płynnie.

• Sprawdź fakty: Dwa razy sprawdź każdą datę, nazwę, cyfrę.

Błąd w faktach może podważyć wiarygodność całej notatki prasowej. Upewnij się, że wszystkie dane są aktualne i poprawne. Sprawdź pisownię nazw własnych, dat i liczb.

• Skróć: Usuń wszystko, co nie jest absolutnie niezbędne.

Po pierwszej wersji, przejrzyj tekst i zastanów się, czy każde zdanie jest naprawdę potrzebne. Często możemy skrócić tekst o 10-20% bez utraty ważnych informacji, a zyskując na czytelności.

• Daj komuś do przeczytania: Świeże spojrzenie zawsze się przyda.

Poproś kolegę lub członka rodziny o przeczytanie Twojej notatki. Często ktoś z zewnątrz zauważy rzeczy, które dla nas są oczywiste, ale mogą być niejasne dla czytelnika.

Sprawdź także: Jak napisać artykuł?

3 typowe błędy i jak ich uniknąć

1. Za długa notatka: Trzymaj się maksymalnie jednej strony A4. Dziennikarze otrzymują setki notatek prasowych dziennie. Długie teksty często lądują w koszu. Skup się na najważniejszych informacjach i przedstaw je zwięźle.
2. Subiektywne opinie: „Najlepszy”, „Niesamowity” – wyrzuć to do kosza. Zamiast używać przymiotników wartościujących, podaj konkretne fakty i dane. Pozwól czytelnikowi samemu wyciągnąć wnioski.
3. Nieaktualne info: Nikt nie chce czytać o zeszłorocznych nowościach. Upewnij się, że Twoja informacja jest aktualna i istotna. Jeśli piszesz o czymś, co wydarzyło się jakiś czas temu, podkreśl, dlaczego jest to wciąż ważne lub jakie ma konsekwencje teraz.

Praktyczne wskazówki

1. Pisz jak mówisz: Wyobraź sobie, że opowiadasz tę historię znajomemu. Naturalny, konwersacyjny styl sprawia, że tekst jest łatwiejszy do czytania i zrozumienia. Unikaj formalnego, sztywnego języka.
2. Opowiadaj ciekawie, dynamicznie: „Firma stworzyła aplikację”, nie „Aplikacja została stworzona przez firmę”. Tekst pisany w ten sposób staje się bardziej dynamiczny i angażujący. Pomaga też uniknąć niezręcznych, pasywnych konstrukcji.
3. Prostota jest kluczem. Skomplikowane zdania i trudne słowa nie zrobią wrażenia na dziennikarzach. Wręcz przeciwnie – mogą zniechęcić do czytania. Staraj się pisać prosto i zrozumiale.

Podsumowanie

Napisanie dobrej notatki prasowej to sztuka, ale z praktyką przyjdzie Ci to z łatwością. Pamiętaj:

• Zacznij od najważniejszego
• Bądź konkretny i obiektywny
• Pisz prosto i zwięźle
• Sprawdź, sprawdź i jeszcze raz sprawdź

A teraz? Czas zacząć pisać! Powodzenia!

Napisanie skutecznej notatki prasowej to umiejętność, którą można wyćwiczyć. Z każdą kolejną będzie Ci łatwiej. Więc nie czekaj – zacznij pisać już dziś! Kto wie, może Twoja następna notatka prasowa trafi na pierwsze strony gazet?

Często zadawane pytania: